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Audiopodcast · Episodio 84 · 74 min Flujos de comunicación infernal, con Carlos Rojo

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Noviembre de 2022. Carlos Rojo, además de invitado, es muy amigo. Ese verano fui a verle a Valencia y me contó cómo tenía organizada su empresa: comunicación en remoto y asíncrona, horario corto y una lista de costumbres que la mayoría damos por inamovibles y que él ha ido rompiendo. Es, de la gente que conozco, de las que más saben en España de eficacia y eficiencia en las comunicaciones de una organización, y lo cuenta en su blog, Habitocracia. Su tesis cabe en una frase: se puede trabajar de forma eficiente, relativamente relajada, con foco y con pocas horas, y tener una empresa muy rentable. Hace unos años, confiesa, él mismo habría dicho que era imposible.

Quién se sienta a la mesa

Invitado · Hábitos y eficiencia en las organizaciones

Carlos Rojo

Dirige desde hace unos catorce años una agencia de marketing digital dedicada solo a gestionar campañas de publicidad, que según cuenta fue la primera agencia partner de Google en Madrid. Escribe Habitocracia, hace consultorías de eficiencia y productividad para empresas y ha dado charlas en Google. Estudió en una escuela de cine, trabajó varios años en televisión y ahora monta una pequeña productora de documentales.

Anfitrión

Fernando Alonso

Píldoras del Conocimiento. Ingeniero en inteligencia artificial, doctor en robótica, profesor universitario e investigador en robótica social. Lleva lo laboral al correo y prefiere repartir el día en pequeñas dosis de trabajo, deporte y descanso.

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Una noche, un espejo y una papelera

Carlos cree que el sufrimiento es un gran maestro, no el único, pero sí uno que enseña mucho. Él siempre fue emprendedor de vocación: quería ser libre y no tener jefes, y desde los ocho años ya montaba cosas en el colegio. Un profesor de economía le dijo una vez, con cierto desdén, que algunos solo podían ser empresarios, porque luego el mercado laboral no los quiere. Tenía razón a medias: Carlos nunca tuvo un negocio que no fuera rentable, pero poco rentables y a cambio de hipotecar toda su vida. Su objetivo pasó a ser otro: ganar más y trabajar menos, mejorar la relación entre coste y beneficio.

Antes de la agencia tuvo una empresa de servicio técnico y microinformática: montaban ordenadores y redes, con una decena de sueldos, mucho dinero entrando y saliendo y, a final de mes, como mucho mil euros en su bolsillo. Todo el día corriendo, porque se caía un punto de red en las afueras de Madrid o un cliente no sabía arrancar Windows. La cerveza del viernes empezó a llegar el miércoles, y llegaron las discusiones con la pareja, el enfado con el equipo y la infelicidad. Hasta que, como en las películas, llegó el momento del espejo: una noche de borrachera acabó con amnesia, algo que nunca le había pasado, y se dijo que no quería ser ese señor joven con aire de quemado de la vida.

Empezó a correr sin haberlo hecho nunca, con una única promesa: mañana, un paso más. Si hoy llegaba hasta una papelera, mañana llegaría hasta esa papelera y un paso más allá. En seis meses había bajado veinte kilos, corría una maratón y tenía la cabeza mucho más despejada. Traspasó el negocio, montó la agencia de marketing y se puso a leer y a aprender.

La mentalidad de «y»

De ahí salió lo que él llama la mentalidad de «y». Desde pequeños nos enseñan a elegir entre esto o lo otro, y no contemplamos que a veces caben las dos cosas. En una consultoría que hacía entonces explicaba a una empresa que se puede trabajar menos horas en los proyectos de los clientes y, a la vez, que los clientes estén más satisfechos. Suena contradictorio, igual que querer una vida económica holgada y trabajar pocas horas, y no lo es. Yo añado otra dicotomía falsa: la de vida laboral frente a vida personal, como si fuéramos un cincuenta y cincuenta, cuando tenemos muchas más dimensiones.

La prueba es su agencia: desde hace tres años trabajan de 9 a 3. Parece poco concebible en una agencia, pero a él le funciona: da tiempo a que las horas reposen y a organizarse bien. Son un equipo pequeño, y Carlos insiste en que lo más difícil es rodearse de gente de confianza, con ganas de mejorar e implicada en el proyecto; tanto, que bromea con que habría que invitar a su equipo por si dicen que miente.

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El flujo de comunicación infernal

Cuando audita empresas, Carlos analiza el equipo y, sobre todo, cómo se comunica, porque es lo que más tiempo roba. Lo llama el flujo de comunicación infernal: un montón de gente mandando un montón de correos a un montón de gente, en cadena, con un montón de reuniones. Calcula que el 80 % de esas cosas no son necesarias. Detrás está lo que yo llamaba el juego de estar ocupado y él, la identidad de estar ocupado: se abre el telón de la jornada y todo el mundo teclea y corre de un lado a otro, con la necesidad de sentirse ocupado.

El problema de fondo es que la comunicación se da por incluida. El cliente paga por ejecutar un proyecto y, como es lógico, hay que hablar con él; pero al final los flujos de comunicación, con el cliente y entre equipos, ocupan más tiempo que la ejecución. O se cobra el tiempo de comunicación, porque es tiempo de trabajo, o se reduce al mínimo para dedicarse a la tarea de foco, que en su caso es que las campañas den resultados. Si estás con presentaciones, reuniones absurdas y correos contestados como si fueran un chat, no estás optimizando cuentas ni mirando la analítica de nadie.

Líneas rojas: sin mensajería instantánea y con compartimentos estancos

Su primera línea roja es una máxima absoluta: la comunicación síncrona, Slack, WhatsApp y similares, debería estar prohibida en cualquier entorno laboral. Para él es una falta de respeto, también hacia uno mismo: que te escriban de trabajo cuando estás en el parque con tu hijo. Además, distrae y te saca de lo que estás haciendo sin beneficiar a nadie. En su agencia usan el chat interno de Google lo justo, y más para contarse algún chiste que como herramienta de trabajo.

La segunda: fuera del horario no hay identidad laboral. Carlos tiene cuentas de correo separadas para lo personal y lo profesional, nunca da una para lo de la otra y no se le ocurre mirar cosas de trabajo en el móvil. Son compartimentos estancos, casi de cuarentena, porque basta un pensamiento sobre el trabajo para que acabes mirando «una cosita» y te encuentres trabajando fuera de hora. Recuerda a un padre que ese verano, en la piscina, hablaba de trabajo sin parar mientras una de sus hijas casi se ahoga. A cada uno le costará más o menos marcar sus fronteras, a un empleado con su jefe o a cualquiera con un cliente, pero el principio es el mismo.

Si nosotros no respetamos nuestro tiempo, nadie lo va a respetar.Carlos Rojo

Le pregunté qué recomendaría a cualquier organización, sobre todo en remoto o en modelo híbrido, y le conté mi caso: llevo todo lo laboral al correo y prefiero repartir el día en pequeñas dosis de trabajo, deporte, meditación, paseo y sol, en lugar de ocho horas seguidas. Sus directrices generales, porque cada caso es distinto: primero, menos es más; reducir tareas, documentos, correos y procesos, porque se genera tanta información que ningún cerebro humano la absorbe. Segundo, mirar la identidad: si esas dosis te sientan bien, perfecto; pero si te llaman porque se ha caído un servidor justo cuando vas a hacerte la foto con Goofy en Disneyland París, como le pasó a él, ni estás en el trabajo ni estás en Disneyland. El malestar es un buen medidor: puede encantarte tu profesión, pero si no consigues desconectar, ya te está generando ansiedad.

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El correo, el anillo que llevas en el bolsillo

Carlos llama al correo electrónico un monstruo en la sombra: es útil y práctico, pero tiene una omnipresencia que va más allá de cuando lo usas. Lo compara con el Anillo de El Señor de los Anillos, en el bolsillo susurrando «mi tesoro, ábreme»: siempre hay un discurso mental sobre qué habrá entrado, si un proyecto buenísimo o una noticia malísima. Le añadí la química de fondo: la recompensa variable de abrir algo sin saber qué traerá, y la sanción social, la sensación de que si tardas diez minutos en contestar te expulsan de la tribu, cuando bastaría con revisarlo todo de golpe una vez al día.

Lo ideal sería abrirlo muy pocas veces y en momentos concretos, pero reconoce que casi nadie lo hará. Lo que sí podemos hacer es racionalizarlo. Su propuesta para salvar a la humanidad, medio en broma: antes de responder, quita de la cadena a quien ya no le interesa; el favor que le haces es enorme. Simplificar la información de cada correo, sin redundancias. Y ser empáticos al pedir tareas: tú tardas un minuto en escribir el correo y la otra persona quizá tarde una hora en hacer lo que pides. Estaba preparando una pequeña formación para empresas sobre esto, porque siete u ocho cambios en el correo tienen un impacto espectacular en el bienestar, la productividad y la rentabilidad.

Su sistema concreto. Primero, ser consciente de las dinámicas de enganche. Segundo, una extensión del navegador, Inbox When Ready, que oculta la bandeja de entrada hasta que pulsas «mostrar» y cuenta cuántas veces la abres. Él intenta mirar el correo en dos tandas al día y, aun así, ese día lo llevaba abierto diez veces; cree que mucha gente descubriría que lo abre cuarenta y cinco. La extensión además bloquea el correo por franjas: los fines de semana y entre semana de diez de la noche a siete de la mañana. En el móvil tiene la aplicación de Gmail desinstalada y la web bloqueada. A sus compañeros les pide que todo lo de trabajo vaya al correo y que lo urgente sea una llamada, nunca un WhatsApp, porque cada mensaje laboral es un cambio de contexto que consume energía.

Diseñar el entorno: un contrato de Ulises

Aquí me surgió una reflexión: nuestro cerebro da tan poco de sí que necesitamos herramientas para prohibirnos cosas a nosotros mismos. A un amigo le parecía ridículo que usara una aplicación que bloquea páginas, «pues no entres». Carlos lo ve igual: la guerra contra la tecnología es una guerra que no podemos ganar a pelo, porque está diseñada con muchísima eficiencia; quien dice que su hijo se controla solo con internet se engaña, y el discurso es el mismo que el de las drogas: el alcohólico que no quiere beber ni siquiera pasa por la calle del bar.

Es un contrato de Ulises con uno mismo, como el del héroe que se ató al mástil para oír a las sirenas. Y es el primer mandamiento del narcotraficante, no consumir lo que vendes: se cuenta a menudo que Bill Gates puso coto a la tecnología de sus hijos. Carlos lo resume con las patatas fritas: si las compras «solo para el fin de semana», acabarás comiéndotelas; la única forma es no tenerlas en casa.

No se trata de renegar de la tecnología. Estamos ante dos grandes tendencias, la hiperconectividad y la desmaterialización, que avanzan porque son más eficientes, y nuestro cerebro y nuestro cuerpo son antiguos. La idea es aprovecharlas sin que nos dañen, cuidando lo que los estoicos llamaban la ciudadela interior. Bien usada, la tecnología es maravillosa: Carlos atribuye lo mucho que hace a su segundo cerebro, un sistema de organización fuera de la cabeza, con hojas de cálculo y documentos sencillos para diseñar objetivos, recopilar información y convertirla en acciones. Todos tenemos un cerebro parecido; lo que cambia es el sistema. La otra cara, dice, es que en la mayoría de los casos la tecnología está trayendo aislamiento: sube la hiperconectividad y sube la soledad.

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Las identidades que dejamos sin cultivar

Somos seres que tienen que cuidar su cuerpo, trabajar, disfrutar de sus relaciones, sacar adelante proyectos personales y ocuparse de sus finanzas. Si toda tu vida gira en torno al trabajo, dice Carlos, primero te genera ansiedad por mucha pasión que tengas, y segundo te vuelves un ser triste, gris y bastante aburrido. Yo creo que en las sociedades occidentales la identidad laboral acaba comiéndose a las demás, porque estar ocupado se percibe como estatus. Él lo explica por el dinero: lo asociamos, como el mono de hace cientos de miles de años, a la comida que nos permite sobrevivir, y es lógico que nos genere ansiedad; mucha gente, además, no tiene más remedio que trabajar muchísimas horas.

El mecanismo es sencillo. Cuanto más tiempo pasas en una identidad, más habilidades desarrollas en ella y más seguro te sientes; es como una capa de Superman. Y por contraste te sientes inseguro en las demás, así que te refugias aún más en la primera, hasta hablar de marketing con amigos a los que no les interesa nada. Pasa con la identidad laboral, con la de madre abnegada o con la del que solo piensa en el gimnasio. La salida: preguntarse qué identidades no estamos desarrollando y dedicarles un poco más, por equilibrio y por no poner todos los huevos en la misma cesta. Y a veces, cuando hay un problema en un ámbito, la solución no está en ese ámbito, sino en desarrollar otra identidad para que ese problema pese menos.

Hablamos de Elon Musk como ejemplo de identidad laboral total, casi un personaje de película, el arquetipo del mesías. Yo le admiro, aunque no le compre todo el argumentario: está muy enfocado en su misión y la está consiguiendo. Carlos defiende su teoría de la mínima excelencia, ser suficientemente bueno en todo y excelentísimo en nada, porque la excelencia tiene un coste muy alto; y agradece que existan genios que lo dieron todo por un solo ámbito, porque sin ellos la humanidad no habría avanzado.

En una charla en Google le preguntaron si no se cambiaría por un genio reconocido. Su respuesta fue que no: le gustaría dejar un legado, pero no a costa de sus amigos, su familia, su cuerpo y su ocio. Eso no quita que le encante marcarse objetivos: tiene un método para planificar cada año, hace balance y suele cumplir en torno al 80 % de lo que se propone.

El éxito llama al éxito

De nuestra charla anterior me quedé con una idea: el efecto ganador. Cuando consigues objetivos y vas superando otros mayores, ganas confianza, formación e intuición para lograr más; por eso conviene empezar con objetivos pequeños y encadenar éxitos. Lo conecté con una cifra que se repite mucho, la de que la inmensa mayoría de nuestras decisiones se toman de forma no consciente y luego las racionalizamos (hay quien habla de más del 99 %, un número que conviene tomar con cautela): en un bucle de éxitos, esas decisiones intuitivas mejoran.

Es lo que hizo Mike Tyson al salir de la cárcel, volver contra rivales asequibles, las «latas», e ir subiendo el nivel con la inercia ganadora. Se parece a la mano caliente de los juegos de azar, pero respaldada por un historial real, y emparenta con el efecto Pigmalión y el efecto Mateo: es más fácil sumar conocimiento cuando ya lo tienes.

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Marca personal y «no marca»

A Carlos todo el mundo le dice que necesita marca personal, y él nunca le ha dado mucha importancia. Su agencia fue, según cuenta, la primera partner de Google en Madrid, cuando nadie hacía publicidad en Google, y Google le invitaba a Dublín; nunca publicó nada de eso. Nadie le conoce en el sector y, aun así, los clientes les buscan directamente y les llegan más proyectos de los que quieren asumir.

Reconoce que la marca personal es una herramienta muy potente de marketing para transmitir tu diferencia, pero fuera del ámbito laboral tiene poca validez. Por eso defiende trabajar la «no marca»: antes que nada somos personas, y para nuestra familia y amigos no somos una marca. Le parece patológico, y admite que a veces lo hace, abrir LinkedIn el fin de semana, la red de la identidad laboral por excelencia, donde hay quien comparte hasta la muerte de un familiar.

Yo añadí que mucha gente que ha crecido con YouTube, los pódcast y los creadores de contenido sufre una especie de visión de túnel: cree que hacerse visible es el único camino, y es la excepción. Conozco a Óscar Pierre, cofundador de Glovo: poca gente sabe quién es, y eso no dice nada del valor que ha sido capaz de aportar y capturar a escala masiva.

Ecosistemas tóxicos y la lección de Berkshire

Para Carlos no hay tantos individuos tóxicos como ecosistemas tóxicos. Cuando una cultura de empresa se ha intoxicado, es muy difícil que alguien que entra no acabe comportándose igual; por eso no acepta consultorías en empresas muy tóxicas. La toxicidad nace de sistemas de relaciones que no permiten autonomía ni desarrollo, y del flujo de comunicación infernal: cientos de personas trabajando como pollos sin cabeza, hasta que todos piensan «para qué voy a proponer nada, si va a caer en saco roto», y llega la frustración colectiva. Yo lo veo como gente que ha tirado la toalla. Él añade algo incómodo: también tenemos responsabilidad. Si estás en un círculo donde no creces, te toca pasar a otro, y los primeros en mirarte mal serán los de ese círculo, como cuando empiezas a comer sano y entrenar fuerza y tu entorno intenta devolverte a la tribu.

Yo lo conecté con Warren Buffett y Charlie Munger: muy exigentes al seleccionar y, una vez elegidos, totalmente descentralizadores. Con cientos de empresas, dejan la responsabilidad al directivo de cada filial y le tratan como querrían ser tratados ellos en su lugar. Buffett lo dejó escrito en su carta de 2014: Berkshire nunca será un lugar lleno de comités, presentaciones de presupuestos y capas de directivos. En la sede de Omaha trabaja un puñado de personas, en torno a dos docenas. Es su propuesta de valor: quien les vende su empresa quiere seguir teniendo autonomía.

Carlos lo matiza: no se trata de tener pocas personas, sino las necesarias, muy capaces y motivadas, porque el exceso de recursos diluye la responsabilidad, multiplica comunicaciones, archivos y áreas, y convierte tareas sencillas en infernales, como en el chiste de cuántos hacen falta para cambiar una bombilla. Un minimalismo empresarial: una organización eficiente, no una organización grande. Y propone un modelo win-win-win, en el que ganen clientes, proveedores, accionistas y trabajadores; cuando alguien tiene que ceder suelen ser los trabajadores, como se vio en la pandemia, y hay que alejarse de quien precariza.

Cuatro consejos para cerrar

Le pedí un resumen. Primero, conciencia: la vida dura menos de lo que nos gustaría, y quien lo asume deja de permitir que le roben el tiempo. Segundo, controlar el entorno digital y desconectar más a menudo. Tercero, trabajar las identidades: padre, pareja, hijo, amigo, y lo que te hace ilusión. Él siempre quiso hacer cine y ahora monta su productora de documentales, porque si no lo haces te arrepientes.

Y cuarto, no hacer como que hacemos: ser honestos, hacer el trabajo de foco y no dejarnos llevar por el qué dirán, porque somos los dueños de nuestra carrera. Para mí Carlos es un referente en organización y en segundo cerebro, y un amigo: con él y con Paco Lodeiro, el de Value Investing FM, tenemos un pequeño grupo de mastermind donde hablamos de estrategia y de temas muy variados, nuestra propia destrucción creativa. Se le encuentra en LinkedIn, en las webs de su agencia y en Habitocracia.

Leído hasta el final

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